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Information zum digitalen Tachografen

Auch wenn Sie noch kein Fahrzeug mit digitalem Tacho bei sich im Fuhrpark haben müssen Sie trotzdem vorbereitet sein. Für den Fall, dass Sie sich ein Fahrzeug leihen müssen, oder kurzfristige Neuanschaffungen anstehen, sind einige Punkte zu beachten:

Neufahrzeuge, die nach dem 01. Mai 2006 zugelassen werden müssen über einen digitalen Tachografen verfügen.

1. Die wichtigsten Info´s

Der digitale Tachograf muss in Fahrzeuge eingebaut werden, die nach dem 01.05.2006 erstmals zugelassen werden.

Betroffen sind alle Fahrzeuge, für die Lenk- und Ruhezeiten nach der EG-Verordnung 3820/85 gelten.

Neben den EU-Staaten führen auch Lichtenstein, Norwegen, Island und die Schweiz den digitalen Tachografen ein.

2. Was benötigen Sie

Sie benötigen eine Unternehmenskarte für Ihre Firma und für jeden Fahrer eine eigene Fahrerkarte. Diese Chipkarten dienen zur Feststellung der Identität des Karteninhabers und gestatten die Übertragung und Speicherung von Daten. Je nach Kartentyp gibt es unterschiedliche Berechtigungen.

Unternehmenskarte:

Jede Firma muss mindestens eine Unternehmenskarte besitzen um alle Daten des digitalen Tachografen herunter zu laden. Diese Karte muss bei der Annahmestelle des entsprechenden Bundeslandes (in Bayern TÜV und Dekra) beantragt werden. Die Gültigkeit der Karte beträgt 5 Jahre.

Fahrerkarte:

Jeder Fahrer muss sich eigens um seine Fahrerkarte kümmern. Dafür ist auf jeden Fall der neue EU-Führerschein Kartenführerschein notwendig. Alle Fahrer, die noch alte Führerscheine in Papierform besitzen, müssen diese umschreiben lassen. Der neue EU-Karten-Führerschein kann bis zu 6 Wochen dauern, daher bitte rechtzeitig umschreiben lassen.

Erst danach kann die Fahrerkarte beantragt werden. Diese Karte wird ebenfalls bei der Annahmestelle des entsprechenden Bundeslandes (in Bayern TÜV und Dekra) beantragt. Die Fahrerkarte dient zur Aufzeichnung der Fahrer-Tätigkeiten (für mindestens 28 Tage). Die Gültigkeit der Karte beträgt ebenfalls 5 Jahre.

Unternehmens- und Fahrerkarten sind die Basis für Betrieb und Nutzung des digitalen Tachografen.

Downloadkey und Archivierungssoftware

Mit dem Downloadkey können Sie die Daten aus dem Massenspeicher Ihres digitalen Tachografen herunterladen und zum Archivieren auf Ihrem PC übertragen. Diese Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben wie derzeit die Aufbewahrungspflicht von Tachoscheiben.

3. Inbetriebnahme eines Fahrzeugs mit digitalem Tacho

Der digitale Tachograf muss vor der ersten Fahrt mit Ihrer Unternehmenskarte auf Ihr Unternehmen angelernt werden.Nach spätestens zwei Wochen muss dem Tachografen das Kennzeichen programmiert und eine Erstkalibrierung durchgeführt werden. Der digitale Tacho verfügt über einen eigenen Speicher, den sogenannten Massenspeicher, der über einen Zeitraum von 365 Tagen folgende Daten aufzeichnet:

- Fahrerdaten aller Fahrer

- Lenk-, Ruhe- und Arbeitszeiten für Fahrer und Beifahrer

- Fahrzeugidentifizierungsnummer

- Fahrzeugkennzeichen

- Sicherheitselemente

- Besondere Ereignisse (zum Beispiel Verfälschungen über Drehzahl)

- Fehler bzw. Probleme mit der Fahrerkarte bzw. dem digitalen Tachografen

- Gefahrene Geschwindigkeit

- Zurückgelegte Wegstrecke (km-Stand)

- Werkstattdaten bzw. Kalibrierung

- Kontrollaktivitäten

- Unternehmensbezogene Daten

Die Daten aus dem Massenspeicher müssen spätestens alle 3 Monate herunter geladen und archiviert werden. Auf der Fahrerkarte werden folgende Daten gespeichert:

- Kartenkennung (zum Beispiel Kartennummer, Ausstellungsstaat)

- Karteninhaberkennung

- Führerscheininfos

- Daten zu gefahrenen Fahrzeugen (Fahrzeugeinsatzes; km-Stand, etc.)

- Persönliche Fahrertätigkeitsdaten des Fahrers (z.B. Datum, Strecke)

- Ort und Beginn und/oder Ende des Arbeitstages

- Störungsdaten

- Kontrollaktivitätsdaten

- Kartenvorgangsdaten

Die Daten auf der Fahrerkarte müssen mindestens alle 28 Tage herunter geladen und archiviert werden.

4. Herunterladen und Archivierung der Daten

So wie Sie bisher die Diagrammscheiben aufbewahrt haben, müssen Sie jetzt auch die herunter geladenen Fahrer- und Massenspeicherdaten archivieren. Zur Archivierung der Daten gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

Ausdruck in Papierform

Ausdrucke sind eine Möglichkeit, um gespeicherte Daten zu dokumentieren. Wenn Sie keine spezielle Archivierungssoftware besitzen, müssen Sie jeden Tag einen Papierausdruck durchführen. Die Ausdrucke können unter Umständen sehr lang sein, daher muss immer ein ausreichender Vorrat Druckerpapier mitgeführt werden.

Da das Druckerpapier aus Thermopapier besteht, sind die Ausdrucke licht-, wärme- und feuchtigkeitsgeschützt aufzubewahren. Da dieses Thermopapier teuer und die Archivierung problematisch ist, wird diese Variante der Archivierung sicher nur im Notfall angewendet werden.

Elektronische Archivierung der Daten

Wenn Sie eine spezielle Archivierungssoftware besitzen, können Sie auch die Daten vom digitalen Tacho des Mietfahrzeugs herunterladen.

Zugriff auf Daten des Massenspeichers:

- Unternehmenskarte in den digitalen Tachografen einstecken.

- Fahrerkarte darf nicht gesteckt sein.

- Downloadkey in die Download-Schnittstelle des Tachografen einstecken

- Daten werden automatisch heruntergeladen

- Daten auf Ihren PC übertragen

Die spezielle Archivierungssoftware erstellt eine elektronische Signatur und

speichert die Daten ab.

Sie suchen noch eine passende Software für die Archivierung? Wir machen Ihnen gerne ein Angebot und helfen Ihnen bei der Installation und Inbetriebnahme.

5. Wichtige Details

Rechtzeitig alle Fahrer auffordern einen EU-Kartenführerschein zu beantragen, Ausstellungsdauer ca. 8 Wochen!

Der Unternehmer muss spätestens alle 3 Monate die Daten aus dem Massenspeicher auslesen und 2 Jahre im Betrieb sicher aufbewahren.

Der Unternehmer muss spätestens alle 28 Tage die Daten von der Fahrerkarte auslesen und ebenfalls 2 Jahre sicher aufbewahren (der Fahrer ist verpflichtet, dem Unternehmer seine Fahrerkarte zur Verfügung zu stellen; kann ansonsten mit Geldbuße geahndet werden).

Mischbetrieb: Der Fahrer fährt sowohl ein Fahrzeug mit digitalem Tacho als auch mit analogem Tachografen. Der Fahrer muss an Tagen, an denen er ein Fahrzeug mit einem digitalen Tacho gefahren hat, Tagesausdrucke vorweisen und für Tage, an denen er auf einem Fahrzeug mit einem analogen Tacho eingesetzt war, wie bisher die entsprechenden Diagrammscheiben mitführen. Beachten Sie: Im Mischbetrieb sind bei Fahrten mit digitalem Tacho unbedingt Tagesausdrucke zu erstellen! Führen Sie immer eine Ersatz-Druckerpapierrolle mit!

Bitte rechtzeitig Fahrer- und Unternehmenskarten besorgen! Im Normalfall dauert die Bestellung 5 - 7 Tage.

6. Noch Fragen?

Wir hoffen, Ihnen mit diesen Informationen einen Überblick über das schwierige Thema ,,digitaler Tacho" gegeben zu haben. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte unter folgender Telefonnummer direkt an mich:

Thomas Hueber – Telefon (09144) 602-32

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